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長沙辦公室裝修如何做項目管理
每次聊到辦公室裝修,很多行政伙伴都會感覺到瞬間壓力山大。 為什么別人家的辦公室裝修井井有條,看起來很輕松? 為什么別人家的行政聽見裝修一點也不慌? 為什么別人家裝修很少撕X?
因為別人家的行政都是把裝修單獨拎出,做項目管理。不是摸著石頭過河,能做到哪兒,就做哪兒。

長沙辦公室裝修如何做項目管理示意圖

 
辦公室裝修本身就是一件可大可小的工程事件。
大型企業的行政模塊下有基建工程部,中小企業CEO往往也會親自參與把控裝修項目。作為大多數行政人都會參與的職業經歷之一,辦公室裝修做的怎么樣?對各個環節熟不熟悉?能不能處理好突發事件,都是工作能力的重要體現。
今天湖南浩安公裝就來和小伙伴們分享一些辦公裝修方面的項目管理相關注意事項,希望助力大家下一次辦公室裝修可以穩住,絲毫不慌。
 
長沙辦公室裝修項目啟動期,需要做哪些準備工作?
行政接到裝修項目任務前,先別著急慌,從以下事情入手,有條不紊:
收集并確認需求:
 
長沙裝修項目啟動前,行政部需要充分了解公司管理層與各部門對新辦公環境的期待和需求。比如:不同部門的工作特點,研發需不被打擾的安靜,銷售與客服部來電與通話較多容易影響到其他部門辦公等等。
收集需求的同時,成立項目組,項目組主要成員有:行政、it、財務、采購(有條件的企業還要有基建團隊)、法務,同步確認小組成員各自分工。項目小組成員確認后,需第一時間制定項目進度計劃,各節點需確認責任人;
 
長沙辦公室裝修盡量確定內部預算:
很多企業行政在處理辦公室裝修時,老板可能不會先給出預算范圍和限制,而是當提報幾家裝修供應商設計報價后,再瘋狂的進行砍預算,讓行政花5W的預算裝修出50W的效果,這一環節往往會消耗行政與供應商的大量精力,增加談判內耗。
完成項目預算制定的同時,需要分解預算采買項目,確定實際跟進負責人,定期收集采買信息,以備后續實際對比;
篩選裝修供應商:辦公室裝修離不開供應商的參與,其中在裝修工作開始階段,根據公司裝修情況,行政需要同步篩選第三方項目管理團隊、設計公司、造價顧問公司、施工承包方、IT、裝修保潔、綠植、消防報審等等服務供應商。
 
并且需要與物業公司做好充分溝通,將物業管理要求細節確認仔細,以便在供應商招標過程中提前告知;
全程采購管理:裝修工作會涉及大量的采購工作,一般情況下需要單獨組采購team,并且申請財務支持通道,確定項目采購規則與審核付款流程,保持效率節奏。采買過程中需注意有定制周期的采買,如家具等只有在前期確認裝修項目中的總體和細節要求,做好項目開展的總計劃表和時間節點,才能方便開展后續的設計、施工、入駐等工作。
 
長沙辦公室裝修項目中期,行政將遇到哪些坑?
無論前期做了多萬全的準備,項目開工之后,還是容易出現一些無法預料的突發事件,這些坑各具特色,辦公設計中人體工程學的概念不同的城市、不同的行業、不同發展階段的企業都會有各種各樣辦公室裝修過程中的問題。
但以下幾個是我們看來影響較大,所有行政都要高度緊張的關注點:
消防申報與驗收:辦公室裝修的消防申報與驗收標準的報審流程、注意事項、消防驗收,只要有一個環節出了問題,都將延遲項目時間。目前相對有效率的解決辦法是一般是當地有資質的裝修公司或物業、第三方消防工程公司代辦。
強電弱電:裝修時,一定要評估辦公室配套設施的強電弱電電壓交付現狀是否滿足自己的需要,強電改造線路成本根據實際辦公樓狀況而定,可大可小。
施工時間:企業行政一般對辦公室裝修工程的時間要求比較緊,但不同的大樓裝修時間有不同的規定,如果有特殊情況,需要提前納入整個裝修項目時間管理中。
多方對接:設置時間節點,權責到人。
除了這些影響較大的“坑”,在裝修中期還容易出現,資金結算不到位,延遲項目施工的情況、中期階段性驗收等細節坑,行政在此期間提前發現問題,還能解決后期連帶問題哦!
 
長沙辦公室裝修項目后期,行政需要做些什么?
在辦公室裝修后期,驗收和入駐是最后一關。
與驗收相關的點點滴滴干貨細節我們曾聊過很多,并且驗收貫穿裝修的全過程,最后的收尾工作只是做一個結束。
其中需要特別關注的是,前期的裝修質量要通過合同進行鎖定,后期驗收才能順順利利。
合同是保障項目執行、項目目標達成的基礎。
在裝修項目中,項目經理在明確項目目標的基礎上,提前與裝修分包商就合同執行時易出現爭執的條款進行溝通和細化,明確合同條款,通過合同條款將項目工期、質量、成本、驗收等內容進行明確與鎖定,保障項目執行時有據可依。
 
長沙辦公室裝修入駐的搬遷注意事項
完工后進行檢測和綜合調試,最后驗收整改,裝修工程結束后,通過多種方式進行空氣治理確保最優空氣質量,開始搬遷準備工作,服務人員應做好與各部門的內部溝通,確保順利搬遷,與供應商提前約定好,做好再次裝修及時響應預案,需要做好員工的培訓和信息宣傳工作。
在搬遷的過程中,有經驗的行政都會知道,搬遷意味著會有一大批舊家具將閑置。
如果能充分利用原有家具,統籌更新家具采購計劃,在后期軟裝配置與改造中,可以補貼一筆費用,節約一定程度的開支。
 
長沙辦公室裝修最后
辦公室裝修對于企業來說是一次大成本的投入。
行政通過專業的項目管理能力,有效的保障進度,解決可能出現的問題和風險,有效控制項目實施過程中的突發事件,使得辦公室裝修按期、保質、保量完成。
不僅是一次亮眼的企業績效,也是職業生涯中重要經驗。


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